Protocole d'organisation de l'inauguration du forum et de la journée d'essai 

SERVICE COMMUNICATION DE LA MAIRIE 

Protocole d'organisation de l'inauguration du forum et de la journée d'essai

1. Objectifs 

• Préparer l'inauguration du forum pour accueillir 760 lycéens pendant une période de trois jours. 
• Organiser une journée d'essai pour tester toutes les dispositions logistiques et de sécurité. 
• Informer le maire des mesures de sécurité mises en place. 

2. Comité de pilotage 

Le comité de pilotage est responsable de la planification et de l'exécution de l'inauguration du forum. Il est composé des membres suivants : 

• Président du comité,
• Coordinateur logistique,
• Responsable sécurité,
• Responsable des relations avec les lycées,
• Responsable communication.

3. Calendrier des Actions 

3.1. Préparation en amont 

• Réunion initiale : définir les rôles et responsabilités de chaque membre du comité. 
• Coordination avec les lycées : confirmer la participation des lycéens et établir un calendrier précis des visites. 
• Planification logistique : 
  

- Réserver les salles et les équipements nécessaires. 

- Organiser le transport des lycéens. 

- Prévoir des stands d'information et des espaces de repos. 

3.2. Organisation de la journée d'essai 

• Date de la journée d'essai : la fixer avant l'inauguration officielle. 
• Scénario de la journée d'essai : 

- Accueil des participants. 

- Simulation de l'arrivée des lycéens. 

- Test des équipements techniques (sonorisation, éclairage, etc.). 

- Test des dispositifs de sécurité. 

- Débriefing et ajustements nécessaires. 

4. Mesures de Sécurité 

4.1. Sécurité des Personnes 

• Personnel de sécurité : recruter et former du personnel de sécurité pour encadrer l'événement. 
• Contrôle d'accès : mettre en place des points de contrôle à l'entrée. 
• Plans d'évacuation : établir et signaler clairement les plans d'évacuation. 
• Poste de secours : installer un poste de secours avec du personnel médical. 

4.2. Sécurité sanitaire 

• Gestes barrières : promouvoir les gestes barrières (port du masque, désinfection des mains). 
• Points de désinfection : disposer des points de désinfection à plusieurs endroits stratégiques. 
• Surveillance sanitaire : suivre les recommandations sanitaires en vigueur. 

4.3. Sécurité Incendie 

• Extincteurs : vérifier et disposer des extincteurs aux endroits appropriés. 
• Système d'alarme : tester les alarmes incendie. 

5. Communication avec le maire 

• Briefings réguliers : organiser des briefings réguliers avec le maire pour l'informer de l'avancement des préparatifs. 
• Rapport final : rédiger un rapport final détaillant toutes les mesures de sécurité prévues pour l'inauguration et la journée d'essai. 

6. Plan de contingence 

• Scénarios imprévus : préparer des plans d'action pour gérer les imprévus (conditions météorologiques défavorables, incidents de sécurité, etc.). 

7. Bilan et retours d'expérience 

• Évaluation de l'événement : à la fin de la journée d'essai et de l'inauguration, organiser une réunion pour évaluer l'événement et recueillir les retours d'expérience. 
• Rapport de clôture : rédiger un rapport de clôture avec les points positifs, les axes d'amélioration et les recommandations pour les futurs événements. 

Ce protocole détaillé permet d'assurer une organisation efficace et sécurisée de l'inauguration du forum et de la journée d'essai, tout en tenant informé le maire des mesures prises pour garantir la sécurité des participants.